Ist es doch im Büroalltag eine enorme Arbeitserleichterung eine Rechnung schnell per E-Mail zu versenden. Nicht nur, dass man sich das Kuvertieren erspart, auch das Frankieren sowie der Versand durch die Post einschließlich des damit verbundenen Zeitaufwands entfallen. Dazu lassen sich E-Mails erheblich leichter automatisieren und macht einen Teil der Büroarbeiten damit auf alle Fälle bequemer und preiswerter.
Rechnungen über E-Mail
Es ist nicht die Technik, die das Versenden von Rechnungen als E-Mail erschwert, sondern der Gesetzgeber macht einen Unterschied zwischen normalen Rechnungen auf Papier ohne Unterschrift oder Rechnungen per E-Mail. Letztere erfordern eine sogenannte elektronische Signatur.
Fehlt diese elektronische Signatur, ist der Vorsteuerabzug bei Geschäftskunden gefährdet, denn diese Vorschrift gilt nur bei Geschäftskunden, aber nicht für Verbraucher.
Wird eine Rechnung ausgedruckt, die über E-Mail zugesandt wurde, verliert sie ihre Gültigkeit. Sie kann somit nicht mehr dem Finanzamt vorgelegt werden. E-Mail-Rechnungen müssen also auch vom Empfänger mit zusätzlichem Aufwand bearbeitet werden. Zunächst muss es dem Empfänger möglich sein, die Signatur auf Gültigkeit zu prüfen. Zusätzlich muss entweder ein lückenloser Nachweis ein- und ausgehender E-Mail-Kommunikation geführt werden oder es muss eine Mail-Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorgaben bestehen. Eine Verpflichtung, die es übrigens schon ein paar Jahre gibt. Siehe auch Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails
Ebenso sind Rechnungen per Fax ungültig, wenn sie über einen Fax-Server übermittelt werden.
Sinn und Unsinn der elektronischen Signatur
Natürlich soll mit dieser elektronischen Signatur Betrug entgegengewirkt werden, denn die Inhalte von Rechnungen sind wohl relativ einfach zu manipulieren auch bei schreibgeschützten Dateien.
- Rechnungsbeträge sollen nicht geändert werden können
- Privatrechnungen können nicht zu Rechnungen für den Geschäftsbereich umgewidmet werden
Wer allerdings eine geschützte Datei manipulieren möchte, handelt ja schon mit einer gewissen kriminellen Energie. Indirekt wird hier jedem Rechnungsempfänger der Hang zum Betrug unterstellt, denn
- jede Rechnung kann durch die Überweisung überprüft werden
- eine PDF-Datei kann nur schwer geändert werden
Dass sich für elektronische Signaturen inzwischen ein lukrativer Markt findet, zeigt sich bei einer entsprechenden Internetrecherche.
Das kleinere Büro oder eben auch der selbstständige Bürodienstleister müssen eben wieder ihre Rechnungen „eintüten“, entsprechend frankieren und brav zur Post tragen. Das erhält dann wenigsten ein paar Arbeitsplätze bei der Post.
Dass die elektronische Signatur umstritten ist, zeigt eine EU-Ministerratsrichtlinie, die Papierrechnungen und elektronisch übermittelte Rechnungen gleich stellen möchte: Digitale Rechnungssignatur spaltet die Meinungen
Ab 1. Juli 2011 waren diesbezüglich geplant, sind aber erst zum 23. September 2011 rückwirkend in Kraft getreten starke Vereinfachungen.
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Tags: Büro, Büroalltag, Büroarbeiten, Bürodienstleister, E-Mail Rechnung, elektronische Signatur
Wer eine Rechnung per E-Mail erhält, muss die Signatur prüfen und sowohl Rechnung als auch Signatur und Prüfprotokoll elektronisch speichern und 10 Jahre aufbewahren. Ansonsten droht – wie gesagt – der Verlust des Vorsteuerabzugs. Bei mehreren Rechnungen kann dies im Fall einer Steuerprüfung ein teurer Spaß werden.
Wenn Lieferanten nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen korrekt auszustellen, bestehen Sie unbedingt auf einer Rechnung per Post. Ein Word-Dokument in einer E-Mail ist auf keinen Fall eine ordentliche Rechnung. Leider gibt es immer noch solche “Geschäftsleute”.
Wenn Sie selbst Rechnungen verschicken die nicht ganz korrekt sind laufen Sie Gefahr, großen Ärger mit Ihren Kunden zu bekommen. Nämlich dann, wenn diese vom Finanzamt zur Kasse gebeten werden. Also sollte man sich Mauscheleien gut überlegen. Neue Kunden finden zu müssen ist auf jeden Fall teurer als ein paar Briefmarken.
Als Bürodienstleister sind wir besonders gefordert, in solchen Dingen sehr korrekt zu handeln.
[...] Rechnungen. Eine Rechnungsübermittlung auf dem Postweg sei nicht mehr notwendig. Bisher war eine elektronische Signatur [...]