Das Blog rund um Büro und Büroservice

Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Der Bürodienstleister – vom Berater zum Trainer und Coach

31. August 2010 verfasst von Stefanie Röper

Wenn der Unternehmer merkt , dass Arbeits- und Kommunikationsabläufe nicht mehr transparent und nachvollziehbar sind, hat er die Möglichkeit, auf einen externen Bürodienstleister oder -organisator zurück zu greifen, um nach Lösungen für diese Problematik zu suchen.
Doch seine Einsicht heißt noch lange nicht, dass auch die Mitarbeiter bereit sind, einen externen Dienstleister am täglichen Arbeitsablauf teilhaben zu lassen. 

Der Mitarbeiter fragt sich: „Was willst Du hier bei mir?“. Hinter dieser Frage stecken Angst vor Neuerungen und Unsicherheit vor Veränderungen. Grundsätzlich gilt bei vielen Mitarbeitern, dass sie zwar eine gewisse Unübersichtlichkeit auf dem Schreibtisch oder im Büro haben, aber, „das Genie beherrscht das Chaos“ – wer benötigt da schon Hilfe?!

Den Ängsten der Mitarbeiter gerecht werden

Und dann auch noch ein Fremder, geschickt vom Chef – was weiß der schon von meinem Büroalltag, meinen Tätigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnissen?
Ein Dienstleister muss sich auf diese Mitarbeiter vorbereiten und sich darüber im Klaren sein, was es heißt, in einer fremden Firma Menschen „zu unterweisen“, die er nicht kennt. Denn, als Büroorganisator erbringt dieser auch die Dienstleistung, anderen Personen aufzuzeigen, was diese nicht optimal gestalten, was sie nicht im Griff haben und wie sie effektiver arbeiten können. Wissen weiter zu geben birgt die Gefahr, anderen etwas „aufzudrücken“, womit diese nicht zurecht kommen. Es folgen Verweigerung zur Zusammenarbeit, Trotzreaktionen auf sämtliche Veränderungsvorschläge und eine gewisse Beratungsresistenz.

Kommunikation kann nur miteinander stattfinden

Wer als Bürodienstleister mit und nicht gegen Menschen arbeiten möchte, muss sich bei seiner Arbeit immer die Frage stellen, wie er diese Personen auf allen Ebenen der Kommunikation erreicht. Hier hilft oft das allseits bekannte Kommunikationsmodell der „Vier-Ohren“ von Friedemann Schulz von Thun. 

Adaptiert auf die Bürodienstleistungsbranche können wir folgendes Beispiel nehmen:
Der Dienstleister sieht den Schreibtisch des Mitarbeiters, welcher mit Akten und Papier so zugestapelt ist, dass kein freier Platz mehr sichtbar ist. Der Mitarbeiter gibt zu, dass er zum Teil nicht weiß, welche Dokumente sich in den Stapeln befinden. Darauf sagt der Büroorganisator: „Dann werden wir jetzt dieses Chaos gemeinsam aufräumen, uns jedes Papier ansehen und eine neue Ordnung für die Dokumente finden, mit denen Sie zurecht kommen.“ Wie kann diese Aussage vom Mitarbeiter interpretiert werden?

Training-on-the-Job als personenbezogene Hilfestellung

Im günstigsten Fall freut er sich darauf, dass nun – rein sachlich gesehen – endlich „Ordnung geschaffen wird“ und er dadurch besser arbeiten kann.
Im ungünstigsten Fall hat dieser Mitarbeiter gerade ein sehr großes „Beziehungsohr“ und hört nur, dass er unordentlich arbeitet und dieser externe Dienstleister alles besser weiß. Und was mag der Dienstleister wohl persönlich von ihm, dem unordentlichen Chaoten, halten? Wird er zum Chef gehen und sagen, dass er unfähig sei, seine Arbeit zu tun? Die Reaktion des Mitarbeiters kann von Frustration bis hin zur Wut auf diese „Aufräumarbeit“ reichen und die Zusammenarbeit behindern.

Tritt der Bürodienstleister als Trainer oder Coach auf, muss er sich auf diese Problematik der Kommunikation einstellen, um die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter einschätzen zu können und um diese Störungen zu klären. Damit beide Seiten zu einem positiven Ergebnis gelangen.

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Stefanie Röper

Über Stefanie Röper:

Staatlich geprüfte Betriebswirtin mit Schwerpunkt Personalwirtschaft und Marketing Europasekretärin / European Office Manager, ESA, Managementassistentin, DSV , Dozentin in der Erwachsenenbildung, IHK, Ausbildereignungsschein für kaufmännische Berufe, Selbstständige Büroorganisatorin seit 2006 Trainerin und Dozentin für Officemanagement seit 2007

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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