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Die Sekretärin – die „Bequemlichkeit“ des Chefs

7. April 2010 verfasst von Astrid Loschke

Kennen Sie das auch?

Man kommt morgens ins Büro, startet seinen PC, macht den Arbeitsplatz bereit und dann wird der Schreibtisch des Chefs hergerichtet:

  • Die Zeitung wird auf den dafür vorgesehenen Platz gelegt, der Kaffee oder Tee wird in der gewünschten Kanne mit der persönlichen Tasse – natürlich bei Bedarf mit Milch oder Zucker – auf den definierten Platz gestellt. Sämtliches Geschirr vom Vortag wird in die Küche gebracht.
  • Dann wird nochmals kurz durchgelüftet – die Rollos ggf. runtergelassen, Kalender umgestellt…. Ist denn noch genügend Papier im Drucker… usw. Kurz noch ein Rundumblick durch das Chefzimmer – alles in Ordnung? Sitzecke, Stuhl, Papierkorb…. Ja, alles prima!

 
Wir Sekretärinnen machen dieses sicherlich gerne für unsere Chefs. Frei nach dem Motto: Geht’s dem Chef gut, geht’s den Mitarbeitern auch gut.

Doch leider nehmen die meisten Vorgesetzten, dieses als Selbstverständlichkeiten hin.

Interessant wird es, wenn die „Bequemlichkeit“ – also die Sekretärin erkrankt, im Urlaub ist, kündigt – eben einfach nicht da ist. Plötzlich funktioniert der liebgewonnene „Luxus“ nicht mehr wie vorher.

Buntes Jobhopping – vielseitige Leistung des professionellen Sekretariats

Und auch andere Dinge fallen plötzlich auf: Nämlich mit was sich die Dame im Vorzimmer so im Laufe des Tages beschäftigt, denn das „Berufsfeld“ ändert sich fast im 10-Minuten-Takt:

  • von der Kommunikationszentrale
  • über den Zeitmanager
  • die Schnittstelle nach außen
  • das interne Servicecenter
  • nicht zuletzt Reisemanager
  • plötzlich Problemlöser und Seelentröster
  • Besucherbetreuer
  • Repräsentant
  • Schreibkraft
  • Ablageprofi
  • Beschwerdestelle
  • Rückenfreihalter
  • Materialbeschaffer usw., usw.

 
Dieses sogenannte Backoffice muss straff und effizient geplant und durchgeführt werden.

Die mobile Sekretärin – die professionelle Interims-Lösung

Erst jetzt wird die Wichtigkeit einer Sekretärin erkannt und es muss schnellstens Ersatz her, denn – seien wir mal ehrlich – es ist nicht die Aufgabe der Chefs sich um all dieses selber zu kümmern.

Wir freiberuflichen Sekretärinnen sind DIE gute Alternative, wenn Personalengpässe im Sekretariat entstehen. Denn unsere Berufserfahrung, unsere Professionalität, das routinierte Arbeiten in Verbindung mit der nötigen Diskretion und Verschwiegenheit qualifiziert uns, gerade diese Lücken auszufüllen.

Die mobile Büroassistenz – effiziente Dienstleistung auf Zeit

Vielleicht geht Ihnen gerade jetzt das Stichwort „Zeitarbeit“ als weitere Alternative durch den Kopf.

Richtig – es ist eine Alternative doch mein ganz persönliches Argument, sich für eine freiberufliche Sekretärin zu entscheiden ist folgendes:
Wir gehen als Unternehmerinnen in einen Auftrag und unser höchstes Ziel ist es, eine professionelle, effiziente Dienstleistung im Sinne des Kunden zu erbringen. Denn ein zufriedener Kunde denkt an uns und engagiert uns beim nächsten Engpass vielleicht wieder. Somit ist unser Engagement ein völlig anderes.

Wobei wir wieder bei der „Bequemlichkeit“ des Chefs angekommen wären: Fühlt er sich von uns gut betreut und hat Vertrauen zu uns aufgebaut, behält er uns in guter Erinnerung, engagiert uns im besten Falle erneut oder empfiehlt uns überzeugt weiter.

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Astrid Loschke

Über Astrid Loschke:

verfügt über eine 15-jährige Berufserfahrung in unterschiedlichsten Branchen (Immobilienbranche, Unternehmensberatung, Bauhauptgewerbe, Industrieunternehmen, produzierendes Gewerbe, Dienstleistungssektor und Internetportale) in der Führung eines Sekretariats auf Geschäftsführungs- und Vorstandsebene. Mit den Anforderungen an eine Sekretärin/Assistentin ist sie gut vertraut.

3 Kommentare zu “Die Sekretärin – die „Bequemlichkeit“ des Chefs”

  1. Lannie Gardemal sagt:

    Endlich mal ein Blog, der wirklich informative Beiträge liefert. Leider ist im deutschsprachigen Netz die das Schreiben von Blogs nicht besonders ausgeprägt, hier hat der Leser aber einen echten Mehrwert. Ich finde auch teilweise die Diskussionen sehr interessant. Da sieht man, dass sich jemand wirklich Arbeit gemacht hat.

  2. Guten Tag Frau Loschke,

    auch ich schließe mich Ihrer Meinung und der von Frau Knapp an.

    Flexibilität, Fachkompetenz und das Feeling für die zu managende Aufgabe sind gefragt. Dort, wo freiberufliche Sekretärinnen oder Assistentinnen unterstützen können, helfen wir Menschen, die kurzfristig Bedarf haben oder eine individuelle Lösung präferieren.

    Mit freundlichen Grüßen aus Köln – Patricia Manzi

  3. Liebe Frau Loschke,

    ich habe Ihren Artikel mit Interesse gelesen und kann Ihnen nur zustimmen. Einen Punkt möchte ich dennoch hinzufügen: Viele Manager haben Aufgaben und Interessen, die nicht unbedingt mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen. Eventuell sollen diese Aktivitäten auch gar nicht so sehr im Unternehmen bekannt sein. Oder der Unternehmer ist bereits im Ruhestand, hat aber seine beruflichen Aktivitäten noch lange nicht aufgegeben. Diese Menschen sind oft vielbeschäftigt und brauchen Unterstützung im organisatorischen Bereich.

    Hierfür sind selbstständige Unternehmerinnen der ideale Ansprechpartner. Wir sind flexibel einsetzbar, nicht an übliche Arbeitszeiten gebunden und können in dem Umfang in Anspruch genommen werden der notwendig, bzw. erwünscht ist. Außerdem spiel hier oft die Diskretion eine wichtige Rolle.

    Ob sporadisch ein Meeting zu organisieren ist, Einzelaufgaben zu erledigen sind oder ob es um die kontinuierliche Führung eines Privatbüros geht – die Flexibilität und der Wunsch, den Kunden zufriedenzustellen ist ja unsere Maxime.

    Dazu fällt mir dieses Zitat von John D. Rockefeller ein:
    „Tun Sie nichts selbst, was ein anderer für Sie erledigen kann“.

    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

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jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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