Obwohl wir – die Regionalgruppe Oberbayern mit unserem Gast aus Mittelfranken – gut dreieinhalb Stunden in München zusammen saßen, war die Zeit irgendwie zu kurz und selbst beim Verlassen des Lokals waren einzelne Grüppchen noch ins Gespräch vertieft.
Der Mensch die Schnittstelle zur Technik
Mit dem Stichwort Dokumentenmanagementsystem waren wir schnell beim Thema Büroorganisation an sich. Dennoch ist bei allen technischen Möglichkeiten letztendlich der Mensch die Schnittstelle, damit die Büroarbeiten in der Verwaltung genauso wie alle Produktionsabschnitte reibungslos ablaufen.
Natürlich müssen die Möglichkeiten der Technik weitestgehend beherrscht werden. Viele Mitarbeiter fürchten gerade jetzt, dass mit jedem technischen Fortschritt auch ihre Arbeitsplätze zur Disposition stehen. Deshalb wehren sie sich oft mit allen ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln Neuerungen zu übernehmen, fürchten jede technische Entwicklung, fühlen sich zu oft überfordert.
Die Sekretärin – die Schnittstelle von Chef zum Personal
Nicht nur in Kriminalromanen rund um Wirtschaftsvergehen wird ein besonderes Augenmerk auf die Sekretärin oder wie man heute sagt auf die Büroassistentin gerichtet. Gehen doch über ihren Schreibtisch alle Vorgänge, Termine und Kundendaten. Nicht zuletzt kennt sie zumindest in kleineren Betrieben auch alle Mitarbeiter. Sie erkennt als Erste Unregelmäßigkeiten und weiß, wann eine Firma keinen Bestand mehr haben wird. Sie weiß, was Kommunikationswege vereinfacht und wie Strukturen funktionieren. Dennoch fürchtet auch sie oft, mit der Einführung neuer Methoden „entmachtet“ zu werden oder gar ihren Arbeitsplatz zu verlieren.
Wer Zusammenhänge versteht, macht entsprechende Aufgaben gerne – wer etwas gerne macht, macht es gut
Damit die Möglichkeiten der Technik voll ausgeschöpft werden können, müssen oft Arbeitsabläufe umorganisiert werden. Leider wird immer noch zu oft „von oben“ ein System aufgesetzt, das von Beratern oder Medien als der Weisheit letzter Schluss empfohlen wird. Bei der Beratung zur Organisation müssen jedoch betriebliche Zusammenhänge beachtet und die Menschen im Beratungs- und Organisationsprozess berücksichtigt werden.
Bei allen Umstrukturierungsmaßnahmen müssen oben beschriebene Ängste berücksichtigt werden. Gute Berater fragen die Mitarbeiter nach den Gründen ihres Vorgehens bei bestimmten Arbeitsschritten. Systeme dürfen den Anwender nicht zwingen, völlig neue Arbeitsschritte auszuführen. Diese Maßnahmen müssen sich weitgehend dem Tempo der Mitarbeiter anpassen können.
Mitarbeiter, die täglich mit Arbeitsabläufen befasst sind, wissen oft am besten, warum bestimmte Reihenfolgen eingehalten werden. Oft wünschen sie sich sogar andere Vorgehensweisen, die aber wiederum eine Reihe von weiteren Änderungen nach sich ziehen würden.
Diese Mitarbeiter sind es aber, die die notwendigen Erklärungen liefern, warum spezifische Abweichungen notwendig sind. Jede Firma hat seine individuellen Strukturen, denen so weit wie möglich Rechnung getragen werden muss. Die Prozesse, die eine nachhaltige Änderung im Betriebsablauf bewirken sollen, arbeiten flexibel und benötigen entsprechend Zeit. Z. B. sollten Fehlerkorrekturen bei den Eingaben auch nach dem Speichern eine Selbstverständlichkeit sein.
Je starrer ein neu eingeführtes System in der Anwendung ist oder an die Mitarbeiter herangetragen wird, um so eher werden die Mitarbeiter dieses System bei allen möglichen Gelegenheiten torpedieren. Spätestens nach einem Jahr sind die auf diese Weise optimierten Arbeitsabläufe wieder genauso wie vor Einführung des neuen Systems. Die Kosten für die Umstellung waren vergeblich.
Der Mitarbeiter das wertvollste Kapital im System
Der Aufwand, der mit der Einbeziehung aller Beteiligten betrieben wird, zahlt sich andererseits in kürzester Zeit aus. Im Gegenteil viele Mitarbeiter werden Ideen einbringen, wie Arbeitsschritte vereinfacht werden können. Die Mitarbeiter sind schließlich das Kapital der Firma. Wenn dies gegenseitig anerkannt wird, wird die Erweiterung der technischen Möglichkeiten viel seltener auf Widerstand stoßen.
Externe Büroorganisation
Die Büroorganisation, die von externen Bürodienstleistern angeboten wird ist vielschichtig. Sie umfasst die Umstrukturierung von Arbeitsabläufen genauso wie eine sinnvolle Schriftgutablage bis hin zu einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem.
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