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Erreichbarkeit von selbstständigen Bürodienstleistern – Telefon oder Handy?

21. März 2010 verfasst von Astrid Radtke

Sie arbeiten beim Kunden vor Ort oder bearbeiten einen wichtigen Auftrag im Home-Office. Dennoch möchten Sie für potentielle Neukunden, aber auch für Ihre Bestandskunden stets erreichbar sein.

Insbesondere tritt dieses Problem auf, wenn überwiegend beim Kunden vor Ort gearbeitet wird. Doch welcher Kunde sähe es gern, wenn sein mobiler Büroservice, den er nach Stunden bezahlt, in dieser Zeit mit einem anderen Kunden telefoniert. Mit Rufumleitung auf ein lautlos geschaltetes Handy ist ein Rückruf in einer Pause möglich, wenn die Nummer im Display erscheint oder eine Nachricht auf der Mailbox vorliegt.

Andererseits: wer sofort am Telefon verfügbar ist und Zeit hat, kann auch den Eindruck erwecken, gerade nicht tätig zu sein/ keine Aufträge zu haben/ wenig zu tun zu haben.

Im geschäftlichen Umfeld ist ein Rückruf innerhalb eines Tages immer noch in Ordnung. Ein spezieller Telefonservice ist allenfalls bei einer aktuellen Marketingaktion notwendig.

Erreichbarkeit über Telefon / Handy?

Immer häufiger finde ich als Kontaktmöglichkeit nur noch die Handynummer. Das Handy wird vermehrt als Universaltelefon verwendet.

Eine Kontaktaufnahme nur über Handy halte ich dennoch für problematisch. Sicher haben viele Mobilanschlüsse eine sog. Home-Zone. Aber wer die Handynummer anruft, weiß nie, ob er auch tatsächlich in der Home-Zone landet.

Insbesondere telefonieren viele kleinere Betriebe noch überwiegend mit Flatrate über Festnetz. Immerhin ein Kundenkreis, der häufig als Zielgruppe für Bürodienste angegeben wird.

Gerade aus Kostengründen wird heute immer noch lieber das Festnetz angerufen. Ich denke, dass nach wie vor etliche potenzielle Kunden vermeiden, auf dem Handy anzurufen, da bei den verschiedenen Netzen die entstehenden die Kosten unterschiedlich hoch sind.

Letztendlich sollte auch die psychologische Komponente nicht außer acht gelassen werden. Für viele Menschen bedeutet ein Festanschluss so etwas Ähnliches wie ein „fester Wohnsitz“ eine „Firmenzentrale“, ein Handy hat hingegen eher etwas Unstetes, zumal die Home-Zone noch nicht die Regel ist.

Professionell telefonieren

Wichtig bei jedem Anruf ist dem Anrufenden gegenüber Professionalität zu zeigen. Wer einen Anruf „abwürgen“ muss, sollte besser nicht ans Handy gehen. Dabei sollte auch bei einem potentiellen Neukunden bedacht werden, dass es eher abschreckend wirkt, wenn deutlich wird, dass Sie mit ihm bei einem anderen Kunden sprechen. Letztendlich kann neben der vom Kunden bezahlten Zeit auf die notwendige Diskretion nicht im erforderlichen Maße Rücksicht genommen werden.

Unbekannt hat angerufen

Andererseits sehen Kunden es als ihr „gutes Recht“ an, jederzeit auf einen Büroservice, einen Webdesigner oder Buchhalter zugreifen zu können. Obwohl jeder Festnetzanschluss über einen Anrufbeantworter verfügt, hinterlassen Kunden dort selten eine Nachricht.

Da Rufnummern eingehender Anrufe im Display gespeichert sind, ist ein Rückruf im Allgemeinen kein Problem.

Dennoch werde ich manchmal von „Unbekannt“ angerufen. Ein Rückruf wäre in so einem Fall nicht möglich. Auch überlege ich, ob ich bei „Unbekannt“ überhaupt ans Telefon soll, weil ich einen „Werbeanruf“ vermute.
Nummern im Geschäftsleben sind grundsätzlich freizuschalten. Andernfalls wird der Anrufer als unseriös oder unprofessionell eingeschätzt.

Privat und Geschäft trennen

Eine Festnetznummer als Kontakt für das Geschäft ist ausreichend und das Handy ergibt die professionelle Ergänzung. Kunden rechnen zudem durchaus damit, dass ein selbstständiger Bürodienstleister ein „Einzelkämpfer“ ist und unterwegs sein kann.

Neben der Firmennummer gibt es den privaten Anschluss. Diese Nummern müssen strikt getrennt sein. Der Privatanschluss sollte während der üblichen Geschäftszeiten nicht genutzt werden. Auch wer im Home-Office arbeitet, sollte vermeiden „schnell“ eine private Angelegenheit zu erledigen. Über den Geschäftsanschluss kann auch eine Rufumleitung auf das Handy gelegt werden.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

4 Kommentare zu “Erreichbarkeit von selbstständigen Bürodienstleistern – Telefon oder Handy?”

  1. […] Eine eigene Telefonnummer kann selten publiziert werden. Entweder muss dies über eine großzügige Telefonanlage mit entsprechend vielen Durchwahlnummern verwirklicht werden oder der Selbstständige muss überall seine Handynummer angeben. Handynummern schrecken aber viele Anrufer noch ab – siehe auch Erreichbarkeit […]

  2. Hallo Frau Röper,

    ich sehe das ähnlich wie Sie. Ich habe eine Festnetznummer für die Firma und eine für’s Private. Die Nutzung ist strikt getrennt – an das Firmentelefon gehe nur ich. Bich ich nicht da, springt entweder der AB an oder ich habe eine Weiterleitung aufs Handy gelegt.

    Ob ich beim Kunden / unterwegs erreichbar sein möchte, entscheide ich von Fall zu Fall. Es gibt Kunden, wo es überhaupt kein Problem ist, zwischendurch zu telefonieren. Die Zeit darf natürlich nicht berechnet werden. Für ausführlichere Gespräche kann ich ja jederzeit einen Rückruf anbieten.

    Es gibt durchaus Kunden, die mir eine E-Mail schicken und die ich dann anrufen kann wenn ich wieder im Büro bin.

    Würde ich sehr viele Anrufe erhalten, würde ich auf einen guten, professionell arbeitenden Telefonservice zurückgreifen. Ich habe damit auch schon sehr gute Erfahrungen gemacht, diesen Service als Backup zu nutzen, wenn in einer Firma die Telefone sehr oft belegt sind.

    Viele Grüße
    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

  3. Ich habe beides – einen geschäftlichen Festnetzanschluss und ein Handy. Das haben wahrscheinlich die meisten Kollegen und Kolleginnen. Nur eine Handynummer wäre mir viel zu unprofessionel – Zusatzkosten hin oder her. Beide Nummern sind auch öffentlich bekannt und nachzulesen.

    Aber, ich habe da so meine Prinzipien:
    1. Das Handy ist aus, wenn ich beim Kunden bin. Nichts ist schlimmer, als einen Anruf wegzudrücken oder abzuwürgen
    2. Bin ich zu hause, ist das Handy auch aus und weitergeleitet auf die Festnetznummer. Wie peinlich, wenn man einen schlechten Empfang hat…
    3. Das Handy ist auch aus, wenn ich Privat unterwegs bin (beim Einkaufen, beim Arzt o. ä.)
    4. Obwohl ich ein Homeoffice habe, dürfen weder mein Mann noch mein Kind einen Anruf entgegen nehmen. Sie haben schlicht an diesem Apparat nichts verloren.

    Ich telefoniere wirklich nur mit dem Handy, wenn es ganz wichtig ist und es nicht warten kann, bis ich wieder zu hause bin. Und ich sehe es anders als oben beschrieben:

    – Kaum ein potentieller Kunde, der als Erstkontakt die Handynummer anruft.
    – Kaum ein bestehender Kontakt, der NICHT auf den ABW spricht bzw. auf die Mailbox
    – Kaum ein Kontakt, der sagt: Wenn sie jetzt nicht rangeht, dann bin ich nicht mehr ihr Kunde.

    Ich bin kein Arzt – bei mir geht es nicht um „Leben oder Tod“. Es gibt viele Wege, mich zu kontaktieren, nicht nur übers oder Telefon. Und ich hatte noch nie jemanden, der sich beschwert hat, dass er mich nicht erreicht hat. Und wenn es doch einmal so ist, dann kann ich damit auch leben… 🙂

    • Astrid Radtke sagt:

      Hallo Frau Röper,

      danke für Ihren professionellen Kommentar. Sie sprechen mir aus der Seele.
      Ich kann nur hoffen, dass Ihre Einschätzung als erfahrene und langjährige Bürodienstleisterin von vielen gelesen wird, die ausschließlich über Handynummer kontaktiert werden möchten.

      „Ständige“ Verfügbarkeit heißt ja nicht für jeden zu jeder Zeit.

      Im Gegenteil DIESE“ ständige“ Verfügbarkeit signalisiert eher, dass man dringend auf einen Auftrag angewiesen ist.

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jeder Art der Vermassung.
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den Raum streitig.
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