Immer wieder befassen sich Studien mit der ständigen Erreichbarkeit in Beruf und Freizeit. Dabei zeigt sich, dass permanente Verfügbarkeit mit dem Anspruch des “Immer-alles-sofort-gleichzeitig” zu einer starken Beeinträchtigung des Leistungsvermögens führt bis zu gesundheitlichen Schäden. Das berühmte „Multi-Tasking“ erweist sich eher als Hemmnis für einen konzentrierten, kontinuierlichen und vor allem effektiven Arbeitsablauf.
Der Terror des „Jetzt – sofort“
Der Büroalltag fordert: Eine Mail, die schnell beantwortet werden soll, ein Anruf, ein schnell einberufenes Meeting, ein fragender Kollege – dies alles unterbricht die aktuelle Tätigkeit, reißt aus den Gedanken und ist nichts anderes als ein „unterbrochener Handlungsbogen“
Der größte Stressfaktor für junge Mütter sind unterbrochene Handlungsbögen, das heißt, dass sie irgendeine Tätigkeit begonnen haben, sie aber nicht oder nicht sofort beenden können, weil ihre kleinen Kinder ihre Ansprüche anmelden und zwar sofort (!). Während Mütter schon bald lernen, sich vor „unterbrochenen Handlungsbögen“ durch konsequentes Verhalten zu schützen und ihre Tätigkeiten anders zu organisieren, ist dies im Berufsalltag ein „Tabu“-Thema. Ständige Verfügbarkeit wird bei einer guten Dienstleistung als selbstverständlich vorausgesetzt. Ein Mitarbeiter, der voran kommen möchte, versucht durch die ständige Erreichbarkeit im Büro und zu Hause Zuverlässigkeit und Flexibilität zu signalisieren. Dass dies auf Dauer Auswirkungen auf die Gesundheit hat, ist sicher nicht verwunderlich.
Die durchschnittliche Dauer sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen zu können, sind heute elf Minuten, dann wird die Aufmerksamkeit durch Telefon, Mail (das möglichst umgehend beantwortet werden soll) oder einen Kollegen, der dringend eine Auskunft benötigt, unterbrochen. Diese Unterbrechung kann bis zu 25 (!) Minuten dauern. Findet man nun nach acht Minuten wieder zur notwendigen Konzentration zurück, wird man nach jetzt drei Minuten (8+3=11) wieder für 25 Minuten durch eine andere Aufgabe in Anspruch genommen.
Die „Reißleine“ ziehen
Viele glauben sie seien davon nicht betroffen, doch eine Überprüfung Ihrer Aktivitäten wird Ihnen möglicherweise zeigen, dass sich auch Ihr Kommunikationsverhalten in den letzten Jahren gewandelt hat.
Wir sind im Kommunikationszeitalter angelangt, wo wir sieben Tage die Woche, 24 Stunden am Tag (wer hat noch nicht „schnell“ sonntags oder zu später Stunde eine Mail beantwortet?) erreichbar sind.
Beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Wenn Sie eine Email erhalten, wie lange warten Sie mit der Beantwortung?
- Lassen Sie das Telefon auch mal klingeln bzw. stellen Sie es auf „stumm“?
- Sagen Sie einem fragenden Kollegen, dass Sie auf ihn zukommen, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Aufgabe fertig sind?
- Delegieren Sie wirklich alle Aufgaben, die Sie nicht unbedingt selbst machen müssen?
- Zu welchem Zeitpunkt machen Sie Ihren PC aus und legen das Handy weg?
- Wie oft schreiben Sie noch schnell eine berufliche SMS, auch wenn Sie Ihren Arbeitsplatz schon längst verlassen haben?
- Wie oft nehmen Sie Ihren Arbeitsplatz Büro mit nach Hause und arbeiten im “Home-Office”
- Wie oft rufen Sie Ihre Emails im Urlaub ab?
Kreative Pausen – Fehlanzeige, der Laptop wird in den Urlaub mitgenommen, die Mails können fast überall abgerufen werden und das Handy ist sowieso bei vielen schon angewachsen. Erreichbarkeit wird zudem für einige auch mit „Wichtigkeit“ verwechselt.
Mit all den uns zur Verfügung stehenden (technischen) Möglichkeiten müsste die Trennung von Arbeit, Kommunikation und Freizeit doch möglich sein – im Interesse einer effektiven Arbeit und unserer eigenen Gesundheit.
Pausen sind nicht nur für Erholung und Gesundheit zwingend notwendig, sondern sind die Grundvoraussetzung, um der Kreativität wieder Raum zu geben. Der notwendige Abstand zu Ihrer Arbeit verhilft Ihnen aber auch Ihre Aufgaben wieder konzentrierter und damit schneller zu erledigen.
Eine sinnvolle Büroorganisation ist ein weiterer Schritt, die Arbeit so zu gestalten, dass Raum für Kreativität, Entspannung und effektiver Arbeit wieder möglich ist.
Siehe auch hier: Fluch des Fortschritts: Ständige Erreichbarkeit im Job
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Tags: Arbeitsplatz Büro, Berufsalltag, Büro, Büroalltag, Büroarbeiten, Büroorganisation, Kreativität
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