Neulich erhielt ich einen Anruf – Telefonnummer wies auf Nordrhein-Westfalen – für mein Portal in Baden-Württemberg: „Ich bräuchte ab März für drei Monate ein eingerichtetes Büro mit Besprechungsraum in Südbaden ggf. auch eine Sekretärin.” Leider konnte ich ihm nicht weiter helfen, denn die selbstständigen Bürodienstleister bei “Bürodienste in:” sind in erster Linie Spezialisten in einer bestimmten Fachrichtung. Bürokomplettlösungen sind bei uns nicht vorgesehen.
Das flexible Büro – vermindert Aufwand und Kosten
Dennoch, diese Form flexibler Bürolösungen findet sich in Ballungszentren immer häufiger – inklusive Infrastruktur veränderlich buchbar und bei Bedarf verbunden mit einem Sekretariatsservice. Wichtig ist hier oft eine repräsentative Geschäftsadresse sowie die Erreichbarkeit über Internet und Telefon. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, in Ruhe Besprechungen bzw. Büroarbeit in entsprechend eingerichteten Räumen nachgehen zu können.
Einige Anbieter haben Ihren Service inzwischen um ein sog. virtuelles Büro erweitert. Dort lässt sich für bestimmte Tätigkeiten – in allererster Linie Telefonservice – ein Sekretariatsservice online anmieten. Diese übernehmen immer häufiger neben wirklichen Büros und Bürodiensten Büroserviceleistungen online.
Virtuelles Büro – die freundliche Stimme im Off
Immer wieder stoße ich auf Einzelunternehmer, die geradezu euphorisch von ihrem virtuellen Sekretariat sprechen. Irgendwo weit weg vom Firmensitz haben Sie eine Dame, die Ihnen in Ihren Augen notwendigsten Aufgaben abnimmt.
Wichtiges Kriterium: Die telefonische Erreichbarkeit – vor allem, wenn diese Unternehmer viel unterwegs sind. Telefonate müssen bearbeitet und Termine für Besprechungen und Geschäftsreisen ggf. koordiniert werden. Dazu kann bei Bedarf die Bearbeitung eines Folienvortrags in Powerpoint kommen. Ferner werden sich wiederholende Routinearbeiten wie allgemeine Büroarbeiten abgearbeitet z. B. einfache Schreib- und Buchungstätigkeiten übernommen.
Das mobile Sekretariat
Für einige Aufgaben mag ein virtuelles Büro reichen. Eine freundliche Stimme am Telefon für das Kundenmanagement, ein paar Terminkoordination und als Bürohilfe ggf. einen Brief nach Band, eintippen von Belegen.
Viele Aufgaben in einer gut geführten Verwaltung benötigen jedoch Einfühlungsvermögen und die schnelle Auffassungsgabe für firmenspezifische Verfahrensweisen. Das Erfassen betrieblicher Zusammenhänge ist die Grundlage für eine funktionierende Verwaltung. Eine erfahrene Fachkraft bietet die notwendige Unterstützung und leistet entsprechende „Hintergrundarbeit“. Hier ist es wichtig, dass eine mobile Büroassistenz zur Verfügung steht, die Arbeiten unternehmensnah im Betrieb erledigen kann genauso wie in ihrem Home-Office.
Auch eine Assistenz auf Zeit macht ein eigenes Sekretariat und angemietete Büroräume nur noch bedingt notwendig. Der persönliche Kontakt zu einem Bürodienstleister vor Ort schafft Vertrauen. Der Einsatz dieser mobilen Sekretärin / dieses mobilen Sekretärs vertieft die Kundenbeziehung. Siehe dazu auch Selbstständige Dienstleister für den Büroservice
Der Wert der Leistung – eine Frage der Definition
Eines der Kriterien der Begeisterung für ein online-Büro ist der oft günstige monatliche Preis. Das virtuelle Büro ist überall erreichbar gerne auch in Indien, was sich eben auch preislich niederschlägt.
Der mobile Einsatz eines Bürodienstleister liefert allerdings auch keine „Pakete von der Stange“, sondern richtet sich flexibel nach den individuellen Kundenwünschen. Qualität und Professionalität bieten dem Unternehmen Sicherheit. Letztendlich weiß das Unternehmen, was ihm das Können und die Erfahrung eines Bürodienstleister wertvoll macht.
Siehe hierzu auch den Leserbrief im Reutlinger Generalanzeiger: “
Büroarbeit ist Vertrauenssache”
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