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Virtuelles Büro oder persönlicher Bürodienstleister als mobiler Service

29. Januar 2010 verfasst von Astrid Radtke

Neulich erhielt ich einen Anruf – Telefonnummer wies auf Nordrhein-Westfalen – für mein Portal in Baden-Württemberg: „Ich bräuchte ab März für drei Monate ein eingerichtetes Büro mit Besprechungsraum in Südbaden ggf. auch eine Sekretärin.” Leider konnte ich ihm nicht weiter helfen, denn die selbstständigen Bürodienstleister bei “Bürodienste in:” sind in erster Linie Spezialisten in einer bestimmten Fachrichtung. Bürokomplettlösungen sind bei uns nicht vorgesehen.

Das flexible Büro – vermindert Aufwand und Kosten

Dennoch, diese Form flexibler Bürolösungen findet sich in Ballungszentren immer häufiger – inklusive Infrastruktur veränderlich buchbar und bei Bedarf verbunden mit einem Sekretariatsservice. Wichtig ist hier oft eine repräsentative Geschäftsadresse sowie die Erreichbarkeit über Internet und Telefon. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, in Ruhe Besprechungen bzw. Büroarbeit in entsprechend eingerichteten Räumen nachgehen zu können.

Einige Anbieter haben Ihren Service inzwischen um ein sog. virtuelles Büro erweitert. Dort lässt sich für bestimmte Tätigkeiten – in allererster Linie Telefonservice – ein Sekretariatsservice online anmieten. Diese übernehmen immer häufiger neben wirklichen Büros und Bürodiensten Büroserviceleistungen online.

Virtuelles Büro – die freundliche Stimme im Off

Immer wieder stoße ich auf Einzelunternehmer, die geradezu euphorisch von ihrem virtuellen Sekretariat sprechen. Irgendwo weit weg vom Firmensitz haben Sie eine Dame, die Ihnen in Ihren Augen notwendigsten Aufgaben abnimmt.

Wichtiges Kriterium

Die telefonische Erreichbarkeit – vor allem, wenn diese Unternehmer viel unterwegs sind. Telefonate müssen bearbeitet und Termine für Besprechungen und Geschäftsreisen ggf. koordiniert werden. Dazu kann bei Bedarf die Bearbeitung eines Folienvortrags in Powerpoint kommen. Ferner werden sich wiederholende Routinearbeiten wie allgemeine Büroarbeiten abgearbeitet z. B. einfache Schreib- und Buchungstätigkeiten übernommen.

Das mobile Sekretariat

Für einige Aufgaben mag ein virtuelles Büro reichen. Eine freundliche Stimme am Telefon für das Kundenmanagement, ein paar Terminkoordination und als Bürohilfe ggf. einen Brief nach Band, eintippen von Belegen.

Viele Aufgaben in einer gut geführten Verwaltung benötigen jedoch Einfühlungsvermögen und die schnelle Auffassungsgabe für firmenspezifische Verfahrensweisen. Das Erfassen betrieblicher Zusammenhänge ist die Grundlage für eine funktionierende Verwaltung. Eine erfahrene Fachkraft bietet die notwendige Unterstützung und leistet entsprechende „Hintergrundarbeit“. Hier ist es wichtig, dass eine mobile Büroassistenz zur Verfügung steht, die Arbeiten unternehmensnah im Betrieb erledigen kann genauso wie in ihrem Home-Office.

Auch eine Assistenz auf  Zeit macht ein eigenes Sekretariat und angemietete Büroräume nur noch bedingt notwendig. Der persönliche Kontakt zu einem Bürodienstleister vor Ort schafft Vertrauen. Der Einsatz dieser mobilen Sekretärin / dieses mobilen Sekretärs vertieft die Kundenbeziehung. Siehe dazu auch Selbstständige Dienstleister für den Büroservice

Der Wert der Leistung – eine Frage der Definition

Eines der Kriterien der Begeisterung für ein online-Büro ist der oft günstige monatliche Preis. Das virtuelle Büro ist überall erreichbar gerne auch in Indien, was sich eben auch preislich niederschlägt.

Der mobile Einsatz eines Bürodienstleister liefert allerdings auch keine „Pakete von der Stange“, sondern richtet sich flexibel nach den individuellen Kundenwünschen. Qualität und Professionalität bieten dem Unternehmen Sicherheit. Letztendlich weiß das Unternehmen, was ihm das Können und die Erfahrung eines Bürodienstleister wertvoll macht.

Siehe hierzu auch den Leserbrief im Reutlinger Generalanzeiger: “
Büroarbeit ist Vertrauenssache

´

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

7 Kommentare zu “Virtuelles Büro oder persönlicher Bürodienstleister als mobiler Service”

  1. Agnes W, sagt:

    Hallo Frau Radtke!

    Ich möchte darauf hinweisen, dass vor allem für Startups die ja meist nur über ein begrenztes Budget verfügen, ein virtuelles Büro oft die einzig leistbare Lösung ist und andere “physische Büros” nicht in Frage kommen.

    LG aus Österreich, Agnes W.

    • Hallo Frau W.,

      neben dem virtuellen Büro ist oft die Arbeit vor Ort gewünscht. Virtuell ist im Grunde auch der Service, der im Haus gegenüber anbietet. Ich denke bei diesem Artikel eher an virtuelle Büros in der Urkraine oder in Indien, die damit oft angeboten werden.
      Der Preis eines Vorort-Services und einem virtuellen Büro unterscheiden sich bei gutem Service kaum.
      “Billig” ist immer relativ, zumal ich dann oft daran denke, dass die ausführenden Dienstleister oft sehr schlecht bezahlt werden, weil viel Geld “auf der Strecke” bzw. beim Anbieter bleibt.
      Hier noch ein ergänzender Artikel zum Thema “virtuelles Sekretariat”: http://www.buerodienste-in.de/2012/03/das-virtuelle-sekretariat-der-service-ist-ausschlaggebend/

      Beste Grüße
      Astrid Radtke

  2. Also ich denke eigentlich auch, dass Virtuelle Büros eine gute Alternative sind. Vor allem z.B. für Außendienstler. Die sind ohnehin den ganzen Tag unterwegs, und da haben die nicht die Zeit, immer ans Telefon zu gehen und die Kunden zu betreuen. Für die lohnt sich so ein Virtuelles Büro mit Sicherheit.

  3. Hallo Frau Fiebrig,

    was Sie meinen ist aber eher ein Telefonservice. In dem Artikel geht es doch eher um Büroservice, der in erster Linie Schreib- und Buchführungsarbeiten beinhaltet sowie um das Telefonieren. Nur mit einem Telefondienst in Ukraine oder in Indien ist hier einem Außendienstmitarbeiter eher weniger geholfen.

    Beim Vertrieb ist sogar manchmal der regionale Bezug wichtig.
    Was es mit der Regionalität auf sich hat, können Sie hier nachlesen
    http://www.buerodienste-in.de/2013/10/website-das-schaufenster-der-buerodienstleister/

  4. Hallo Frau Fiebrig,

    was Sie meinen ist aber eher ein Telefonservice. In dem Artikel geht es doch eher um Büroservice, der in erster Linie Schreib- und Buchführungsarbeiten beinhaltet sowie um das Telefonieren. Nur mit einem Telefondienst in Ukraine oder in Indien ist hier einem Außendienstmitarbeiter eher weniger geholfen.

    Beim Vertrieb ist sogar manchmal der regionale Bezug wichtig.
    Was es mit der Regionalität auf sich hat, können Sie hier nachlesen
    http://www.buerodienste-in.de/2013/10/website-das-schaufenster-der-buerodienstleister/

    • Da haben Sie schon recht. Ein regionaler Bezug kann zwar für den Einen oder Anderen wichtig sein, nur denke ich, dass es den meisten egal ist, wo jemand sitzt, wenn der Job auch kompetent ausgeführt wird.
      Buchführungsarbeiten kann man zwar nicht über das Internet regeln, da man ab und zu zu den jeweiligen Behörden gehen muss. Aber alles andere geht ohne Probleme. Ich selber bin auch nebenberuflich als Virtual Assistent tätig und arbeite über diverse Interneportale mit einigen Kunden zusammen. Daher weiß ich, dass es schon Wege und Mittel gibt, um die Arbeiten zu erledigen.
      Ich bin zwar am meisten Mails beantworten und den ein oder anderen Telefonanruf entgegen nehmen, aber damit ist meinen Kunden schon sehr geholfen, da die sich nicht selber um solche Sachen kümmern können.

      • Ich meine etwas anderes und möchte deshalb aus dem eingestellten Link zitieren:
        “So ist das auch mit Bürodienstleistern. Wenn diese regional arbeiten, kennen sie

        die örtlichen Gegebenheiten – Lieferwege und wichtige Unternehmen
        Besonderheiten der Region – Verkehrssituation und Verkehrsanbindung
        Besonderheiten der regionalen Mentalität – etwas, was ja gerade in regionalen Krimis gerne thematisiert wird

        Damit können sie sich schnell in die Firmengegebenheiten einfühlen. Die Möglichkeit die Fachkraft auch kurzfristig vor Ort einsetzen zu können, erweitert die Perspektiven der Zusammenarbeit.”

        Übrigens Buchhaltung wird tatsächlich in virtuelle Büros bis nach Indien ausgelagert, da ist der regionale Bezug nämlich nicht so sonderlich erforderlich. Nur würde ich keine Buchhaltung außer Haus geben, kann doch jeder Internas von Firmen leicht nachvollziehen.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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