War es zu Beginn überwiegend die IT-Branche, an die Aufgabenbereiche ausgelagert wurden, übernehmen heute immer mehr externe Dienstleister bestimmte Tätigkeiten.
Bürodienstleistungen outsourcen
Hierzu gehören auch Nebenaktivitäten, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Dies führt zu schlanken Unternehmen, die sich ausschließlich auf das Wesentliche konzentrieren, das heißt auf das, was sie am besten können.
Outsourcing ist grundsätzlich für jede Funktion im Unternehmen denkbar. Deshalb denken inzwischen auch immer mehr kleinere Unternehmen darüber nach, dass viele Tätigkeiten im Büroalltag zeit- und kostenintensiv sind, ohne zum Kerngeschäft des Unternehmens beizutragen. Andererseits sind aber gerade diese Tätigkeiten die Basis für einen geordneten Tages- und Geschäftsablauf.
Aufgaben delegieren, Zeit gewinnen
Aufgaben werden entsprechend delegiert bei klar definierten Leistungen und Verantwortlichkeiten. Outsourcing sollte deshalb eine ausgewogene Balance interner und externer Ressourcen sein.
Eine gut strukturierte Büroorganisation definiert Routinetätigkeiten bzw. strukturiert und optimiert Arbeitsabläufe. Viele Bürodienstleister haben sich inzwischen in dieser Richtung spezialisiert. Die entstehende Transparenz von Arbeitsabläufen erleichtert Aufgaben sinnvoll zu delegieren.
Überbetriebliche Arbeitsteilung durch Outsourcing
Die Auslagerung beinhaltet die Übertragung von zuvor innerbetrieblich ausgeübten Funktionen an wirtschaftlich unabhängige Unternehmen. Das ist dann zweckmäßig, wenn der Tätigkeitsbereich innerhalb des Betriebes nicht voll ausgelastet ist.
Die Vorteile erfahrener selbstständiger Fachkräfte
Outsourcing bedeutet höhere Flexibilität in personeller und finanzieller Hinsicht
Das Verlagern von Aktivitäten auf Subunternehmen und Partner führt zu einem „vernetzten Unternehmen“. Dies ermöglicht eine Minderung der Gemeinkosten, wirkungsvollere Führungsprozesse und ggf. auch eine Vereinfachung der Geschäftskomplexität. Das beinhaltet eine Reihe von positiven Aspekten.
Zum einen werden Ausgaben reduziert bei gleichzeitiger Beibehaltung des Outputs durch:
- Reduzierung der laufenden Kosten z. B. für Weiterbildung, Sozialabgaben etc.
- Investitionsersparnisse z. B. einrichten und erhalten eines Arbeitsplatzes mit dem gesamten Equipment und dessen Wartung
- Ablösung der bestehenden Individualstruktur zugunsten eines Standardsystems
- Kosten nur bei in Anspruch genommener Dienstleistung
zum anderen werden Personalprobleme vermieden durch
- Überwindung von Kapazitätsengpässen
- flexibel einsetzbare Mitarbeiter zur Ergänzung der eigenen Personalressourcen
- Transparenz eines definierten Anforderungsprofils
- Planungssicherheit aufgrund einer strafferen Organisation
- Einsatz praxiserfahrener Mitarbeiter
- Vermeidung von Personalproblemen durch entstehende Kosten oder mangelnde Qualifikation
- Verfügbarkeit von Expertenwissen bei einer reibungslosen Verknüpfung unterschiedlicher Aufgaben
- schnellere Realisierbarkeit neuer Projekte
- Vertrauen und Diskretion aufgrund von langfristiger Kundenbindung
- praxiserfahrene Mitarbeiter bei geringer Fluktuation
- lösungsorientierte Angebote
- technologisch auf dem neuesten Stand
- Spezialisierung auf eine bestimmte Branche
- aktueller Wissensstand in der angebotenen Branche
- überprüfbare Qualifikation
- spezialisiertes, kleineres Unternehmen
- eigentümergeführtes Unternehmen
- Niederlassung in der Nähe des eigenen Unternehmens
Schon einzelne Faktoren dieser Auflistung erleichtern die Konzentration auf das Kerngeschäft.
Sicherung des Firmenwissens
Bei einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sollte darauf geachtet werden, dass für die Wissenssicherung innerhalb des Unternehmens gesorgt wird. Das bedeutet, dass Dokumentationen angelegt werden. Langfristige Partnerschaften verhindern zusätzlich, dass Firmenwissen verloren geht.
Oft hilft ein Blick von außen zu erkennen, inwieweit Outsourcing bestimmter Dienstleistungen zu den oben angeführten Vorteilen führt.
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