Sie suchen Hilfe für Büroarbeiten oder jemanden, der Ihre Büromaschinen wartet. Zu was gibt es Google? Suchen Sie allerdings mit dem übergeordneten Begriff Büroservice – in 17 Sekunden 682.000 Treffer – hilft Ihnen das nicht wirklich weiter. Denn selbst Dienstleister der ersten Seite liefern nicht unbedingt die Bürohilfe, die Sie wirklich benötigen – nicht passende Dienstleistung, falscher Ort, unübersichtliche Website etc.
Büroservice in Branchen- und Onlinetelefonbüchern
Einträge in diversen Verzeichnissen erinnern etwas abgewandelt an den berühmten Spruch von Forrest Gump: Büroservice ist eine Pralinenschachtel, man weiß nie, was man bekommt. Denn alle Einträge haben eines gemeinsam, es ist ein Sammelsurium an Dienstleistungen, die unterschiedlicher nicht sein könnten: Büroreinigung, Druckerwartung, Online-Shops, Büromaterial, Lebensberatung(!), Bügeln und Hundeausführen und vieles Kurioses mehr.
Büroservice – und so wird er durchaus auch gefunden – bedeutet grundsätzlich Aufgaben rund um die Administration. Dennoch müssen die Tätigkeiten zu den gängigen Begriffen genauer betrachtet werden, denn hier gibt es wesentliche Unterscheidungsmerkmale in der Dienstleistung.
Büroservice häufig auch Sekretariatsservice
Tätigkeiten des Büroservice können dem klassischen Sekretariat zugeordnet werden und umfassen u. a.
- Administrative Sekretariatstätigkeiten wie Terminverwaltung
Korrespondenz (nach Diktat oder Texten nach Stichworten)
Serienbrief-Erstellung, Mailingversand u. ä. - Internet-Recherche, Dokumenten-Beschaffung
- Kunden-Verwaltung/-Betreuung
- Einkauf von Büromaterial
- Organisation von Seminaren/Meetings/Betriebsfeiern
- Telefon-Service
Häufig verfügen die Dienstleister rund um das Sekretariat auch über gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse. Mehr zu Voraussetzungen für einen qualifizierten Büroservice unter „Selbstständige Dienstleister für den Büroservice“.
Büroorganisation
Büroorganisation schafft die Grundlagen für eine effiziente Verwaltung. Dies erfolgt im Allgemeinen nur in Zusammenarbeit von Geschäftsleitung und Mitarbeitern. Verschiedene Bereiche fügen sich zu einer Gesamtorganisation zusammen
- Organisation / Optimierung von Tätigkeiten innerhalb der Administration
- Bürowirtschaftliche Abläufe
- Zeitmanagement
- Gestaltung des Arbeitsplatzes
- Beratung z. B. Auswahl geeigneter IT-Werkzeuge
- Schulung gewinnbringender Techniken zu Arbeits- oder Selbstmanagement
Wesentliches Merkmal der Büroorganisation ist ein schrittweiser Um- oder Aufbau von Verwaltung und Arbeitsgewohnheiten, der gemeinsam mit den Beteiligten erfolgt. Häufig werden in diesem Umfeld zusätzlich entsprechende Schulungen oder Seminare für die Beteiligten angeboten. Siehe auch „Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung“.
Büromanagement auch Office-Management
Ist eher eine Mischform aus Büroorganisation und Büroservice, denn effizienter Büroservice benötigt eine optimierte Struktur, die bereits vorhanden ist und entsprechend umgesetzt werden muss oder von einem erfahrenen Dienstleister für Büroorganisation geschaffen wurde.
Buchhaltung
Häufig wird zum Büroservice auch noch Buchhaltung angeboten. Im Allgemeinen verbergen sich dahinter mehr buchhalterische Tätigkeiten wie
- Rechnungsprüfung
- Online-Banking-Verwaltung
- Kassenbuchführung
- Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungen
- Mahnwesen
Obwohl Buchhalter eine Berufsbezeichnung ist, sollte aus rechtlichen Gründen Buchhaltung nur mit dem Zusatz „Alle Leistungen erfolgen nach § 6, Abs. 4 Steuerberatergesetz” bzw. „vorbereitende“ verknüpft sein. Werbung (auch unbewusst) mit Begriff Buchhaltung kann unangenehm Folgen haben.
Personalmanagement
Sobald festes Personal in einem Unternehmen beschäftigt ist, fallen zahlreiche Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Gerade bei kleineren Unternehmen können diese Aufgaben von einer externen Fachkraft erledigt werden wie z. B.
- Meldungen, Anträge an Behörden und Ämter einschließlich Schriftverkehr
- Unterstützung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
- Datenbankpflege
- Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit dem dafür vorgesehenen Programm (meist DATEV)
- Erfassen von Arbeitszeiten
- Erledigen von Schriftverkehr mit Ämtern / Behörden
- Ausfüllen von Bescheinigungen aller Art in Personalfragen
Selbstverständlich können auch weiterführende Aufgaben rund um das Personal übernommen werden bis zum gesamten Bewerbungs- und Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter.
Flexibilität im Einsatzort ist ein wichtiges Kriterium, so dass sich Bürodienstleister inzwischen häufig als mobil anbieten, sei es als mobiler Büroservice, mobiles Sekretariat oder mobile Büroassistenz.
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