Überblick über wesentliche Bereiche, die von einer Büroorganisation erfasst werden
Kurze Zugriffszeiten, übersichtliche Abläufe sparen Zeit und Kosten. Optimieren von Arbeitsabläufen bis zur Arbeitsplatzbeschreibung helfen eine effiziente Verwaltung aufzubauen, die sinnvoll Kosten einspart ohne auf notwendiges Personal zu verzichten.
Die vielfältigen Aufgaben und deren effiziente Organisation kann hier nur in Ansätzen beschrieben werden. Dennoch ergeben sich vier grundsätzliche Bereiche.
Organisation von Tätigkeiten innerhalb der Administration
Mit der Organisation des Büros sind alle Abläufe gemeint, die während eines Büroalltags regelmäßig aber auch nur zeitweise anfallen. Diese Organisation erfolgt in enger Absprache mit möglichst allen Beteiligten.
Viele Organisationsstrukturen sind bereits vorhanden, aber im Laufe der Zeit verwischt. Sie betreffen die sozialen Systeme (Mensch / Mensch) genauso wie soziotechnische Systeme (Mensch / Maschine). Hierzu zählen u. a.:
- Kommunikationsstrukturen
- Ablagesystem – inkl. PC- und Papierverwaltung siehe auch „Ordnung macht glücklich“
- Arbeitsabläufe
- Standardisierung von Routinetätigkeiten
- Planen / organisieren von Projekten
Manchmal kann es aber auch durchaus sinnvoll sein, ein System weitgehend neu aufzubauen. Gerade hier ist es unumgänglich, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.
Gestaltung des Arbeitsplatzes
Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten in nicht unerheblichen Maß. Nicht umsonst heißt es „Freier Schreibtisch – freier Kopf“. So hat aber nicht nur die Arbeitsorganisation bei einem aufgeräumten Schreibtisch Einfluss auf die Arbeitsweise, sondern wirkt sich auch auf die Gesundheit aus. Neben den ergonomischen Aspekten sollte z. B. auch an
- funktionelle Arbeitsgeräte
- ausreichend Licht
- freundliche Farben
- Pflanzen
gedacht werden.
Das vollkommene Büro gibt es allerdings nicht. Damit der Einzelne zufrieden ist, beeinflussen sozio-psychologische Gesichtspunkte das Wohlbefinden weit mehr als rein visuell-ästhetische. Oft steht der Wunsch des Unternehmens, die Identität der Firma also die Corporate Identity auch in der Bürogestaltung zu unterstreichen im Gegensatz zum Bedürfnis des Mitarbeiters nach Individualität.
Zeitmanagement
Eine sinnvolle Terminplanung muss auch Raum für unvorhergesehene Ereignisse einplanen – mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: “Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon.” Zusätzlich bedürfen wiederkehrende Zeitabfolgen klare Strukturen wie z. B.
- Zyklus wiederkehrender Aufgaben festlegen
- Vertretungsregelungen definieren
- Ablauf von Außenterminen – Kundengespräche, Geschäftsreisen etc.
- Vor- und Nachbereitung von Terminen
Bürowirtschaftliche Abläufe
Es gibt eine ganze Reihe von Tätigkeiten, die sich auf die Kosten auswirken. Insbesondere betrifft dies Arbeits- und Organisationsmittel aber auch sicherheitsrelevante Abläufe.
- Belege für die Buchhaltung sichern
- Lieferanten / Ansprechpartner listen
- Versicherungen aktualisieren
- Wartung / Pflege / Reparatur überwachen
- Verträge / Vertragslaufzeiten prüfen
Umsetzung neuer Strukturen durch Beratung und Coaching
Um den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden, startet eine Organisationberatung zunächst mit einer Reihe von Fragen. Die Optimierung von Abläufen erfolgt anschließend sensibel, um den Gepflogenheiten eines Betriebes gerecht zu werden. Besonderheiten können entsprechend berücksichtigt werden, während die notwendigen Veränderungen schrittweise vollzogen werden. Diese langsame Umstellung auf die neuen Prozesse erzielt den gewünschten Erfolg. Hier erfolgt auch bei Bedarf eine Beratung zur technischen Seite sowie Schulung und Coaching zu neuen Methoden.
Anwendung im Alltag
Natürlich ist es möglich aufgrund einer gut strukturierten Büroorganisation allgemeine Büroarbeiten an einen Büroservice auszulagern – siehe auch Outsourcing. Oftmals bieten Dienstleister für Büroorganisation diesen Service selbst an oder verfügen über Kontakte zu entsprechend spezialisierten Kooperationspartnern.
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Tags: Administration, Arbeitsplatz Büro, Büroalltag, Büroarbeiten, Büroorganisation, Büroservice, Optimieren von Arbeitsabläufen, Outsourcing
Sie haben es einmal in aller Kürze auf den Punkt gebracht. Büroorganisation ist nun einmal mehr als die Ablage von Belegen.
Besten Gruß
H. Treysse
Ich unterrichte an einer privaten Sprachenschule für angehende European Office Manager, Fremdsprachenkorespondenten und Event-/Tourisusmanager das Fach “Officemanagement”. In der ersten Stunde frage ich die Teilnehmer, was “Büroorganisation” denn sei. In den allermeisten Fällen erhalte ich keine Antwort oder die sehr weitreichende Ansicht: “Na, wie ich mein Büro organisiere.” Wenn dieser Satz dann erklärt werden soll, kommt in der Regel nur recht schleppend eine Antwort.
Nach einem Jahr, 4 Klausuren und noch mehr Unterricht wissen die angehenden Fachkräfte dann endtlich, was für ein “weites Feld” sich hinter diesem Begriff verbirgt! Ich nenne es das “Rüstzeug” oder das “Handwerk” eines jenden, der einen Büroarbeitsplatz innehat…
Viele Grüße
Stefanie Röper
http://www.stefanie-roeper.de
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