20 Prozent Kerngeschäft, aber 80 Prozent „Kleinkram“ fressen im Büroalltag Zeit und sind daher oft kostenintensiv. Gerade aber diese Tätigkeiten sind die Basis für einen geordneten Geschäftsablauf.
Auch in kleineren Firmen fallen eine ganze Reihe von Büroarbeiten an, die eine Hilfe im Büro notwendig machen. Zum einen ist eine angestellte Sekretärin, die regelmäßige Aufgaben erledigt, nicht immer finanzierbar. Zum anderen können die Bürotätigkeiten oftmals in wenigen Stunden in der Woche erledigt werden. Hierfür bietet sich als Lösung ein mobiler Büroservice selbstständiger Einzelunternehmen als Alternative zu einer festangestellten Sekretärin an.
Büroarbeiten für Betriebe erledigen
Der Leistungsumfang eines mobilen Sekretariatsservice orientiert sich an der individuellen Situation des jeweiligen Kunden. Eine mobile Sekretärin kann ihren Einsatz stundenweise oder nach Bedarf planen.
Zu den Aufgaben einer vielseitigen Bürohilfe gehören zunächst fundierte Rechtschreibkenntnisse nach den neuesten Rechtschreibregeln, um die allgemeine Korrespondenz fehlerfrei zu erledigen. Neben der Texterfassung wird häufig Adresserfassung auch für Serienbriefe und anschließende Mailingaktionen benötigt.
Neben dem allgemeinen Schriftverkehr gehören zum Backoffice die Postbearbeitung, Planung, Vorbereitung, Abwicklung sowie die Nachbereitung von Veranstaltungen wie Sitzungen, Konferenzen zu Aufgaben eines gut geführten Sekretariats.
Weitere Aufgabenfelder für einen Büroservice: Schreibarbeiten aller Art, erstellen von Projektberichten, Protokollen bzw. von Präsentationsunterlagen, Vorbereitung von Reisen bzw. Messe- und Kongressbesuchen aber auch Rechercheaufträge, die Terminierung aller Art sowie diverse Routinearbeiten u. a. Archivierung oder Materialbeschaffung für die Verwaltung.
Innerhalb des Büroservice finden sich wieder Spezialbereiche wie Telefonservice, Fremdsprachen, oder vorbereitende Buchhaltungsarbeiten, die ggf. von entsprechend ausgebildeten Spezialisten separat übernommen werden können.
Hier hilft ein gut geschulter Büroservice bei der Koordinierung verschiedener Aufgabenbereiche.
Arbeitsplatz
Viele Aufgaben können im Home-Office erledigt und über Internet abgewickelt werden. Andererseits gibt es auch Aufgaben, die den Einsatz vor Ort notwendig machen. Ein Büroservice in Unternehmensnähe schafft durch persönlichen Kontakt Vertrauen. Zusätzlich ist auch ein schneller Einsatz bei außerplanmäßigen Aufgaben möglich. Die Einrichtung eines permanenten Arbeitsplatzes entfällt häufig und hilft dem Unternehmen Kosten zu senken.
Erfahrungen sowie Organisationstalent im Sekretariat
Für einen qualifizierten Büroservice sind fundierte Erfahrungen im Sekretariat und eine fortlaufende Weiterbildung notwendig. Die oben beschriebenen Aufgaben erfordern einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Programmen. Open-Source-Programme dürfen keinen Missmut erregen. Die mobile Sekretärin verfügt über Organisationstalent, verfasst geübt Geschäftsbriefe aller Art und überzeugt am Telefon durch gewandte Kommunikation.
Auch darf nicht vergessen werden, dass das Sekretariat auch eine Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen ist. Hier ist neben Professionalität sicheres Auftreten und Kundenorientierung gefordert.
Bei langjähriger Erfahrung in verschiedenen Betrieben kann eine Sekretärin/ein Sekretär aber auch organisatorische Aufgaben zur Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro übernehmen – siehe hierzu auch unter der Kategorie Büroorganisation.
Büroservice – qualifizierte Leistung finden
Zunächst werden die Suchmöglichkeiten im Internet ausgeschöpft. Doch das große Angebot kann schwer eingeordnet werden. Deshalb muss etwas differenzierter vorgegangen werden. Ein erstes Kriterium kann eine gut strukturierte und übersichtliche Website sein. Die Website eines Büroservice sollte unbedingt fehlerfrei sein.
Da sich bei einem Einzelunternehmer oft die Frage ergibt, was bei Ausfall passiert, schließen sich Einzelunternehmen auch zusammen. Das sollte aber unbedingt transparent dargestellt sein, um nicht plötzlich mit Subunternehmen zusammenzuarbeiten.
„Bürodienste in:“ präsentiert in den Portalen in den Bundesländern Baden-Württemberg, Bayern und Rheinland-Pfalz qualifizierte und ausgesuchte Bürodienstleister – Bereich Büroservice mit mobilem Sekretariat.
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Tags: Backoffice, Büroarabeiten, Bürohilfe, Büroservice, Home-Office, Korrespondenz, mobile Sekretärin, mobiler Büroservice, Sekretariat
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf der Suche nach Menschen, die anderen Menschen helfen, in Büro und Haushalt Ordnung zu schaffen, bin ich auf Ihre Seite gestoßen. Leider wohne ich nicht in Süddeutschland. Wie kann ich denn jemanden finden, der mir dabei hilft, meinen Haushalt und mein Büro auf Vordermann zu bringen und der in den Bereichen Wuppertal und Hannover tätig ist?
Mit freundlichen Grüßen,
Susanne Ruge
Sehr geehrte Frau Ruge,
gerne können wir einen gemeinsamen Termin vereinbaren, einer meiner Standorte befindet sich in Leverkusen-Opladen, also nicht weit von Wuppertal entfernt.
Gerne können Sie sich auf meiner hompage “alexandra-raff” umschauen. Dort finden Sie auch die entsprechenden Daten für eine Kontaktaufnahme.
Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre Nachricht und verbleibe
mit freundlichen Grüßen
Alexandra Raff
Wer mit Frau Ruge Kontakt aufnehmen möchte, erhält die Kontaktdaten über die im Impressum angegebene E-Mail-Adresse
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