Ich werde oft nach dem Nutzen einer Ablageoptimierung gefragt. Lohnt sich der ganze Aufwand?
Ein Blick auf die täglichen Mikroverschwendungen
- Dokument in „Stapel” suchen: alle 2 Tage, 2 Min. = 0,4 Arbeitstage pro Jahr
- Dokument beim Kollegen suchen: 3 mal am Tag, 2 Min. =2,6 Arbeitstage pro Jahr
- Datei auf Server suchen: 5 mal am Tag 1 Min. = 2,2 Arbeitstage pro Jahr
- Im Windows-Explorer in tiefe Ordnerhierarchien klicken: 20 mal am Tag 10 Sek. = 1,5 Arbeitstage pro Jahr
- Bildschirm scrollen, weil Windows-Ordner zu viele Dokumente enthält: 30 mal am Tag 3 Sek. = 0,7 Arbeitstage pro Jahr
- … und viele weitere Beispiele!
Blick schärfen gegen Mikroverschwendungen
Gefordert ist “nur”, dass wir uns mit diesen Mikroverschwendungen nicht mehr abfinden und uns mit ihnen arrangieren (“Scrollen ist doch normal!”), sondern unseren Blick dafür in unserem Alltag schärfen und ihnen den Kampf ansagen. Denn sie kosten nicht nur Arbeitszeit, sondern sie bedeuten Verschwendung von Lebenszeit.
Nutzen durch Ablageoptimierung
Was den monetären Nutzen betrifft (und wenn Sie Ihren Chef oder den Organisationsverantwortlichen überzeugen wollen, müssen Sie auch so argumentieren), so bedenken Sie, dass die Eliminierung eines Arbeitstages Verschwendung pro Jahr und Mitarbeiter einer Produktivitätssteigerung von ca. 0,5 % entspricht. Deshalb bringt die konsequente Optimierung der Ablage nicht selten Produktivitätsgewinne von 5%-15%!
Aber diese Erfolge sind schwierig zu messen und damit zu “beweisen”. Wer stellt sich schon neben seine Kollegen, um mit der Stoppuhr die Anzahl der Scroll-Vorgänge am Tag und ihre Durchschnittslänge zu ermitteln.
Motivation der Mitarbeiter steigern
Mindestens genau so wichtig sind mir deshalb Nutzenfaktoren, die mich selbst in der Anfangszeit meiner Beratungstätigkeit überrascht haben: In welchem Maße erfolgreich durchgeführte Ablageoptimierungen die Motivation und die Arbeitsfreude der Mitarbeiter heben. “Wir sprechen jetzt viel mehr miteinander”, “die Stimmung im Team ist deutlich besser geworden” – mit solchen Kommentaren wurden meine Ablageoptimierungsprojekte schon häufig belohnt. Und daraus ist mein Wahlspruch entstanden: Ordnung macht glücklich
Aus einem Vortrag von Herrn Wolf Steinbrecher, balanceX GmbH in Karlsruhe
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Ich favorisiere übrigens die moderne Art von “Ordnung schaffen”.
Siehe auch: Dokumentenmanagementsystem
Tags: Ablageoptimierung, Arbeitsplatz Büro, Büroalltag, Büroorganisation, Produktivitätssteigerung, verlorene Zeit
Transparenz macht glücklich
Mein Wahlspruch, den ich dem von Frau Kirsten hinzufügen möchte. Aus allerjüngster Erfahrung weiß ich, dass oberflächliche Ordnung Einzelner im Team nicht genügt, sondern auch Transparenz gefragt ist. Das heißt im Klartext: Informationen müssen nicht nur geordnet zur Verfügung stehen, sondern auch für alle, die sie benötigen greifbar sein.
Alle Daten die eine Firma erhebt, gehören der Firma. Eigene Dateien, E-Mail-Postfächer und nicht öffentlich verfügbare Ordner als Datenbanken zu benutzen erachte ich als hochgradig gefährlich (außer bei sensliblen Daten, die nicht jedem zur Verfügung stehen dürfen und sollen).
Unternehmer müssen sich vergewissern, dass Dokumente und Dokumentationen greifbar sind.
In meiner eigenen Tätigkeit konnte ich jüngst wieder die Erfahrung machen, dass Transparenz in der Datenablage und Informationsverwaltung sehr teuer werden können, wenn es nicht funktioniert. Ein Mitarbeiter scheidet aus und man stellt dann fest, dass keine Daten bzw. keine Dokumentationen seiner Arbeit vorhanden sind. Ein teurer Spaß…. Die Einarbeitung in einen solchen Tätigkeitsbereich kostet viel Zeit und Geld.
Sorgen Sie für Ordnung und Transparenz in Ihrem Unternehmen – dann läuft es rund im Büro!
Ordentliche Grüße
Gabriele Knapp
Office & Services
http://www.officeservice-knapp.de