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Vom Suchen und Finden …

27. September 2009 verfasst von Astrid Radtke

… oder auf der Suche nach der verlorenen Zeit

Sie kennen das:
…jeden Tag kommt jede Menge Papier auf den Tisch. Einiges kann gleich erledigt werden, manches hat noch Zeit und einige Dinge wollen Ihnen überhaupt nicht von der Hand gehen. Zusätzlich kommen jede Menge Informationen, zu denen Sie sich schnell Notizen machen, Gedächtnisstützen oder wichtige Dinge, die nicht aufgeschoben werden dürfen. Sie sind von Zetteln und Postits umgeben und nehmen sie manchmal gar nicht mehr wahr.

Stapel und kein Ende

Es bilden sich Stapel – Stapel, die von Zeit zu Zeit durchforstet werden, die umgestapelt werden und irgendwann geht die Übersicht verloren. Sie fangen an zu suchen und doch geht manches unter und bleibt häufig liegen. Der Kopf ist nicht mehr frei!

Vom Suchen …

Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter eine dreiviertel bis zu einer ganzen Stunde mit Suchen ver(sch)wendet wird. Zeit, die anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht.
Die Woche ist vorbei, der Stapel auf dem Tisch, im Ablagekorb ist eher größer als kleiner geworden. Sie arbeiten in den Abend, in das Wochenende hinein und haben dennoch das Gefühl nicht vorwärts zu kommen, dass wichtige Dinge liegen bleiben und die Energie für das Kerngeschäft abgezogen wird. Die Zeit läuft Ihnen davon. Etwas Unvorhergesehenes oder gar ein größerer Auftrag hat eher etwas Beängstigendes.

… und Finden

Ihnen fehlt der gute Geist, der Ihr Schriftgut (Papier und Dokumente auf dem PC) auf dem Laufenden hält, der die Wiedervorlage aktualisiert, Ihnen buchhalterisch unter die Arme greift und Ihnen letztendlich hilft vorhandene Strukturen wieder effizient zu gestalten.

Die richtigen Ansprechpartner

Selbstständige Bürodienstleister aus den unterschiedlichsten Fachbereichen greifen genau dort ein, wo Hilfe notwendig ist. Als unabhängige Einzelunternehmen unterstützen sie Ihr Unternehmen in jedem Bereich des Büroalltags zu den Zeiten, die für Ihre Organisation sinnvoll ist.

Vom Nutzen der gefundenen Zeit

Zeit, die nicht mehr verloren geht, kann genutzt werden, sich intensiver dem Kerngeschäft zu widmen, das Geschäftsfeld zu festigen oder sogar zu erweitern. Anderseits ist es gut, wenn Sie Regenerationsphasen einschieben können, damit Sie Ihre Kraft und Kreativität für neue Aufgaben nutzen können.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

3 Kommentare zu “Vom Suchen und Finden …”

  1. Die 3 Minuten-Regel

    Erste Hilfe leistet bei Überlastung durch zu viele Klein-Aufgaben, der üblicherweise eine Art „Kleinkram-Aufschieberitis“ folgt, die 3-Minuten-Regel: Alles was auf die Schnelle (in 3 Minuten) erledigt werden kann, sofort abarbeiten.

    Ob es die kurze Antwort auf eine E-Mail-Anfrage, das Ablegen eines Dokuments ist (das sonst nur einen Stapel weiter wachsen lässt), oder das Weiterleiten einer Information. Der Vorteil: Diese Dinge können Sie getrost vergessen und abhaken. Kopf und Schreibtisch sind freier.

    Sich diese Gewohnheit anzutrainieren dauert zwar ein bisschen, ist aber ansonsten gar nicht schwer. Aber wirkungsvoll!

    Viel Spaß beim „abhaken“
    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

  2. Studie des KAIZEN-Institutes

    Eine Umfrage bei Fach- und Führungskräften ergab: diese arbeiten im Durchschnitt 40,7 Stunden pro Woche und dabei gehen 38% der Arbeitszeit durch unproduktive Tätigkeiten verloren.
    Das entspricht 15,4 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter.
    15,4 Stunden für Suchen, Warten, Unterbrechungen, Nachgehen, Aussortieren, Aufklären usw….

    Zeit! ist Geld
    Öfters mal den Standpunkt, auch im eigenen Büro ändern…
    Brigitte Ehry
    O3 | Office Organisation & Optimierung

  3. Finden statt suchen und erhöhen der Produktivität ist auch aus rein finanzieller Sicht ein lohnendes Ziel: Bei einer Stunde unproduktiver Tätigkeit pro Tag ergibt sich bei einem Stundensatz von 40 Euro über’s Jahr ein finanzieller Aufwand von 10.000 Euro (bei 250 Arbeitstagen).

    Laut einer Studie der SER Solutions Deutschland werden in deutschen Unternehmen insgesamt mindestens 55 Mrd. EUR durch unproduktive Prozesse verschwendet. Was man damit alles tun könnte…..

    Frohes Schaffen wünscht
    Gabriele Knapp
    Office & Services

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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